Заказ бланков

Модуль "Заказ бланков" предназначен для поиска и просмотра списка заказов на получение бланков, создания новых заказов, редактирования и удаления существующих заказов.

Для работы с модулем следует перейти в навигационном меню по ссылке "Бланки" — "Заказы".

Также, при входе в систему пользователей с соответствующими привилегиям на стратовой странице "Мои документы" в портлете "Бланки" им доступна информация о количестве новых заказов и заказов, которые находятся на выполнении.

156_uni

•BLANK_ORDER_CREATE — создание заказов бланков

•BLANK_ORDER_DELETE_ALL — возможность удалять новые и аннулированные заказы бланков, независимо от авторства

•BLANK_ORDER_EDIT — редактирование своих заказов бланков

•BLANK_ORDER_EDIT_ALL — редактирование любых заказов бланков

•BLANK_ORDER_EXECUTE — возможность выполнять заказы бланков

•BLANK_ORDER_VIEW — просмотр списка заказов бланков

•BLANK_ORDER_VIEW_ALL — просмотр всех заказов бланков

•BLANK_ORDER_VIEW_SELECTED — просмотр заказов бланков

Заказы могут находиться в следующих статусах:

•Новый — в данном статусе находятся вновь созданные заказы, а также заказы, от выполнения которых ответственный за выполнение пользователь по определенным причинам отказался

•На выполнении — в данный статус переходит новый заказ после принятия его на выполнение одним из пользователей

•Частично выполнен — в этом статус находятся заказы, если выдана только часть бланков заказа

•Выполнен — в этот статус переходит заказ, если выданы все заказанные в нем бланки, также, заказ может быть переведен вручную в этот статус из статуса "На выполнении" или "Частично выполнен"

•Аннулирован — в этом статусе находятся аннулированные заказы

По нажатию кнопки "История изменений" напротив поля "Статус" можно просмотреть историю изменений статусов.

Примечание.

1.В одном заказе могут быть указаны бланки по нескольким страховым продуктам

2.В качестве получателя бланков можно выбрать контрагента только из своего подразделения

Для создания нового заказа бланков следует выполнить:

1.Перейти по ссылке в навигационном меню "Бланки" — "Заказы"

2.В функциональном меню страницы просмотра заказов нажать кнопку "Добавить"

3.В поле "Получатель бланков" указать получателя бланков (пользователя, на имя которого должны быть выданы бланки) — по умолчанию в качестве получателя будет указан автор заказа (текущий пользователь). Для изменения получателя бланков необходимо нажать в данном поле кнопку "Изменить" и в открывшемся окне "Выбор контрагента" указать получателя бланков

4.Сформировать заказ бланков по необходимым страховым продуктам: нажать кнопку "Добавить" в функциональном меню страницы создания нового заказа и указать в окне "Добавление части заказа" продукт, по которому нужны бланки, требуемое количество бланков и вид серии бланков (подробнее о видах серий см. раздел руководства "Настройки" — "Параметры" — "Справочники" — "Серии бланков"). Для подтверждения каждой части заказа необходимо нажать в функциональном меню окна кнопку "Применить", для отмены включения части заказа — кнопку "Отменить"

Примечание.

Работа с бланками серий "договор" и "генеральный договор" в данном модуле невозможна (недоступны для выбора). При выборе на странице печати договора серии данного вида в поле ввода номера вводится номер формата "СС/XXXXXХ", в котором:

•"СС/" — подставится автоматически после выбора серии с возможностью ручного редактирования ("СС" – первые два символа кода подразделения (дирекции), в котором находится аквизитор договора)

•"XXXXXХ" — ручной ввод пользователем чисел

157

5.Для сохранения заказа полностью по продукту (продуктам) необходимо нажать в функциональном меню кнопку "Сохранить", после чего заказу автоматически присваивается номер, устанавливается статус "Новый", указывается дата и время создания

Для удаления части заказа следует в режиме редактирования заказа нажать расположенную напротив соответствующей части заказа кнопку "Удалить".

Для просмотра заказа необходимо перейти по ссылке в навигационном меню "Бланки" — "Заказы" и выбрать нужный заказ из перечня заказов.

Для ускорения поиска заказа можно воспользоваться фильтром, в полях которого задаются следующие критерии:

•Номер заказа

•Статус заказа — выбор значения из выпадающего списка

•Дата создания заказа — можно задать период времени, в котором заказ мог быть создан

•Подразделение — подразделение, к которому относится автор заказа (выбор подразделения выполняется по стандартной схеме, подробнее см. подраздел "Поиск по подразделению" раздела "Общие положения")

•Автор заказа — пользователь, создавший заказ; для выбора автора следует нажать кнопку "Выбрать" и указать его в открывшемся окне "Выбор контрагента" (поиск начинается после ввода первых трех символов фамилии, имени либо отчества контрагента)

•Получатель заказа — пользователь, которому должны быть выданы бланки; для выбора получателя следует нажать кнопку "Выбрать" и указать его в открывшемся окне (поиск начинается после ввода первых трех символов фамилии, имени либо отчества контрагента)

•Ответственное лицо — пользователь, выполнивший заказ либо у которого заказ находится в работе; для выбора ответственного лица следует нажать кнопку "Выбрать" и указать его в открывшемся окне (поиск начинается после ввода первых трех символов фамилии, имени либо отчества контрагента)

Для формирования результирующего списка заказов, данные которых соответствуют всем указанным критериям поиска, следует нажать кнопку "Применить".

161

После выбора заказа (нажатием на любое значение в списке) пользователь переходит на страницу просмотра детальной информации по заказу.

Страница просмотра заказа поделена на следующие блоки: "Общие данные", "Заказанные бланки", "Выданные бланки", "История редактирования" (см. рис.).

В блоке "Общие данные" указаны данные: номер заказа, его статус, комментарий, дата создания, автор заказа, подразделение, получатель бланков, ответственное лицо. Здесь же можно просмотреть историю изменения статуса заказа, нажав кнопку "История изменений".

В блоке "Заказанные бланки" указаны по типам бланков для каждого страхового продукта общее количество заказанных бланков, количество как выданных, так и не выданных бланков.

В блоке "Выданные бланки" указаны по сериям для каждого страхового продукта общее количество выданных бланков, а также номер соответствующего акта приема-передачи. При переходе по ссылке с номером пользователь переходит на страницу детального просмотра акта приема-передачи.

В блоке "История редактирования" указываются данные по созданию и последнему редактированию заказа (дата и время создания, пользователь, который создал / отредактировал заказ). Для просмотра полной истории изменений заказа необходимо нажать в заголовке блока кнопку "Полная история".

Для выполнения заказа на получение бланков пользователь должен сначала принять заказ на выполнение, а после этого создать акт приема-передачи учета бланков.

Для принятия заказа на выполнение необходимо в функциональном меню страницы просмотра заказа нажать кнопку "Принять на выполнение". После этого заказ переходит в статус "На выполнении", а принявший его пользователь становится лицом, ответственным за выполнение заказа (поле "Ответственное лицо"). Выполнение заказа осуществляется путем формирования акта приема-передачи (подробнее см. раздел "Бланки" — "Акты учета бланков").

Пользователь также имеет возможность отказаться от выполнения принятого в работу заказа (статус "На выполнении"). Для этого необходимо в функциональном меню страницы просмотра заказа нажать кнопку "Отказаться от выполнения". После этого заказ вернется в статус "Новый".

Выдача бланков пользователям осуществляется путем формирования актов приема-передачи. Сформировать акт приема-передачи бланков на основании заказа можно как на все заказываемые в нем бланки, так и выборочно по продуктам.

Чтобы выдать по заказу бланки выборочно по продуктам, следует на странице просмотра заказа нажать кнопку "Выдать" (см. рис.), расположенную в блоке "Заказанные бланки" в строке напротив названия каждого продукта (эта кнопка отображается до тех пор, пока не будут выданы все заказанные бланки по данному продукту).

После нажатия данной кнопки для конкретного продукта осуществится переход на страницу формирования акта приема-передачи бланков, в котором в поле "Продукт" автоматически установится название данного продукта, следовательно, для выбора будут доступны только тип и серии бланков, относящиеся к данному продукту. Для сохранения акта введенных данных следует нажать в функциональном меню кнопки "Сохранить", кнопка "Отмена" позволяет вернуться на предыдущую страницу без сохранения введенных данных. Кнопка "Сохранить как черновик" позволит сохранить акт в качестве черновика (подробнее см. раздел "Бланки" — "Акты учета бланков").

После сохранения акта приема–передачи система автоматически пересчитывает количество бланков, которые были переданы актом, и обновляет информацию о выполнении в заказе в блоке "Заказанные бланки": в поле "Выдано" отобразится количество выданных бланков по каждому продукту, в поле "Остаток" – количество оставшихся к выдаче бланков.

После того как на основании заказа был создан хотя бы один акт, заказ переходит в статус "Частично выполнен". После того как были выданы все заказанные бланки, заказ переходит в статус "Выполнен".

При удалении акта приема-передачи информация в заказе автоматически обновляется (уменьшается количество переданных по заказу бланков в поле "Выдано" и увеличивается количество оставшихся к выдаче бланков в поле "Остаток").

Чтобы выдать по заказу все бланки по всем продуктам одним актом, следует в функциональном меню страницы просмотра заказа нажать кнопку "Выдать бланки" (см. рис.), после чего осуществится переход на страницу формирования акта приема–передачи бланков (см. рис.). На данной странице в поле "Диапазоны номеров бланков" будет автоматически создано количество диапазонов номеров бланков, соответствующее количеству частей заказа (каждая часть на отдельный продукт и тип бланков). Также, в каждом диапазоне создаваемого акта будет автоматически проставлена любая серия бланков, удовлетворяющая критериям соответствующего блока в заказе (серия, которая удовлетворяет продукту и типу бланков, например, продукт "ОСАГО", тип "строгой отчетности").

В полях "Продукт" и "Тип" автоматически установится значение "Все", в поле "Серия бланков" – значение "Несколько".

После заполнения остальных полей акта следует нажать кнопку "Сохранить" для сохранения акта или кнопку "Отмена" для отмены сохранения. Кнопка "Сохранить как черновик" позволит сохранить акт в качестве черновика.

После сохранения акта приема-передачи система автоматически пересчитывает количество бланков, которые были переданы актом, и отображает информацию о выполнении в заказе в блоке "Выданные бланки": в поле "Количество" отобразится количество выданных бланков, будет указано по какому продукту и какой серии выданные бланки (поля "Продукт" и "Серия" соответственно), номер акта приема-передачи, которым они были переданы (поле "Акт приема-передачи").

После того как заказ был выполнен созданным актом, он переходит в статус "Выполнен".

При удалении акта приема-передачи, по которому был полностью выполнен заказ, информация в заказе автоматически меняется: уменьшается количество переданных по заказу бланков в поле "Количество" блока "Выданные бланки" и увеличивается количество оставшихся к выдаче бланков в поле "Остаток" блока "Заказанные бланки".

Можно создать акт приема-передачи на основании заказа на большее количество бланков, чем заказано. Получателем бланков в акте приема-передачи может быть назначен другой пользователь (не тот, который указан в заказе).

В одном диапазоне возможно указать до 50000 бланков, но при сохранении бланки разбиваются на диапазоны до 1000 бланков.

На странице сохраненного на основании заказа акта приема-передачи в поле "Заказ бланков" отображаются данные этого заказа (номер заказа, дата и время формирования, автор заказа, подразделение автора).

Заказ бланков автоматически переходит в статус "Выполнен" в том случае, если выданы все заказанные в нем бланки по всем продуктам.

Пользователи с ролями Суперпользователь, Администратор бланков компании могут также при необходимости вручную перевести находящиеся у них в работе заказы из статусов "На выполнении", "Частично выполнен" в статус "Выполнен".

Для перевода заказа в статус "Выполнен" в ручном режиме нужно в функциональном меню страницы просмотра заказа нажать кнопку "Выполнен". При этом в открывшемся окне "Завершить выполнение заказа" необходимо указать причину завершения заказа, а затем нажать кнопку "Выполнить", для отмены — кнопку "Отмена".

Для редактирования заказа на выдачу бланков следует перейти на его страницу просомтра и в функциональном меню нажать кнопку "Редактировать".

Для удаления части заказа следует нажать расположенную напротив соответствующей части заказа кнопку "Удалить".

Для изменени получателя бланков следует нажать напротив получателя кнопку "Изменить" и выбрать другого контрагента (см. рис.).

Для добавления в заказ бланков следует нажать кнопку "Добавить".

После внесенных изменений для их сохранения следует нажать в функциональном меню заказа кнопку "Сохранить", для отмены — кнопку "Назад".

159

Возможно аннулировать заказ в статусе "Новый".

Для аннулирования заказа следует выполнить:

1.Перейти на страницу просмотра заказа

2.Нажать кнопку "Аннулировать" в функциональном меню страницы просмотра

3.В окне "аннулирование заказа" обязательноуказать указать причину аннулирования

4.Нажать в функциональном меню окна кнопку "Аннулировать"

После этого заказ переходит в статус "Аннулирован".

Возможно удалять закаыз в статусах "Новый" и "Аннулирован".

Автор заказа имеет возможность удалять заказы в статусе "Новый".

Для удаления заказа следует выполнить:

1.Перейти на страницу просмотра заказа

2.Нажать кнопку "Удалить" в функциональном меню страницы просмотра

3.Подтвердить удаление в запросе на подтверждение удаления