Учет оригиналов договоров (архивирование)

Модули "Учет оригиналов" ("Договора" — "Учет оригиналов") и "Акты передачи оригиналов" ("Договора" — "Передача оригиналов") предназначен для автоматизации бизнес-процесса передачи оригиналов договоров и испорченных бланков от филиалов (региональных подразделений, далее РП) в ГО компании.

Работать с модулем имеют право пользователи с ролями:

•Суперпользователь — имеет все права по архивированию

•Оператор ввода договоров — имеет возможность отмечать договора полученными РП

•Ответственный за архивацию договоров — пользователь, находящийся в одном из структурных подразделений ГО, ответственный за получение актов передачи оригиналов договоров на архив ГО, их проверку и подтверждение

•Ответственный за передачу договоров в архив ГО — пользователь, ответственный за формирование актов передачи договоров в архив ГО

Пользователи с другими ролями имеют право работать с модулем в зависимости от назначенных им привилегий.

•CONTRACT_ORIGINAL_ARCHIVE_ACTIVE_INCLUDE — возможность включать договора/доп соглашения/бланки в акт, который находится на рассмотрении

•CONTRACT_ORIGINAL_ARCHIVE_CHECK_AS_RECEIVED_RP — установка отметки 'Получен РП' для договоров

•CONTRACT_ORIGINAL_ARCHIVE_CREATE — создание актов передачи оригиналов

•CONTRACT_ORIGINAL_ARCHIVE_DELETE — удаление актов передачи оригиналов

•CONTRACT_ORIGINAL_ARCHIVE_DELETE_FORM_CLOSED_ACT — удаление договора из закрытого акта передачи оригиналов

•CONTRACT_ORIGINAL_ARCHIVE_EDIT — редактирование актов передачи оригиналов

•CONTRACT_ORIGINAL_ARCHIVE_EDIT_MESSAGE_RECEIVE — получение уведомлений о передаче актов передачи оригиналов

•CONTRACT_ORIGINAL_ARCHIVE_PERMIT — принятие актов передачи оригиналов

•CONTRACT_ORIGINAL_ARCHIVE_VIEW — просмотр актов передачи оригиналов своего подразделения

•CONTRACT_ORIGINAL_ARCHIVE_VIEW_ALL — просмотр всех актов передачи оригиналов

•CONTRACT_ORIGINAL_RETURN_FROM_CLOSE — возврат закрытых актов в статус "На рассмотрении".При наличии данной привилегии у пользователя на карточке акта учета оригиналов типа "Передача актов в ГО" в статусе "Закрыт" появится кнопка "Вернуть на повторное рассмотрение".

•CONTRACT_ORIGINAL_VIEW — просмотр учета оригиналов

•CONTRACT_ORIGINAL_ARCHIVE_RETURN_TO_CONTRACT — переход к договору после установки статуса оригинала

•CONTRACT_ORIGINAL_ARCHIVE_RETURN_TO_ACT — переход к акту передачи оригиналов после установки статуса оригинала

•CONTRACT_ORIGINAL_CONFIRMATION_WITHOUT_DATE — возможность отмечать полученными РП оригиналы без учета даты подписания

Просмотреть оригиналы договоров можно в модуле "Договора" — "Учет оригиналов". Для поиска оригиналов можно указать в фильтре следующие критерии поиска:

Продукт - наименование страхового продукта

Номер договора - можно указать значение “Все”, выбрать из списка либо задать значение номера договора.

Учетное подразделение - можно отметить один из вариантов - “Все” либо “Выбрать подразделение”. Если отметить вариант “Выбрать подразделение”, появляются следующие элементы интерфейса:

ссылка “Выбрать”, по нажатии на которую открывается модульное окно “Выбор подразделения”.

Флажок “искать в нижестоящих подразделениях”, при отметке которого поиск будет осуществляться, включая нижестоящие подразделения.

Статус оригинала - можно отметить один из вариантов - “Все” либо “Выбрать”.Если отметить вариант “Выбрать”, становится доступна ссылка “Выбрать”, по нажатии на которую открывается модульное окно “Выбор статусов оригинала”, где можно отметить флажки с необходимыми статусами.

Аквизитор - указывается пользователь, заключивший договор

Вариант проверки - вариант, которым был переведен статус оригинала договора в статус "Получен ГО". Значение выбирается из выпадающего списка.

Дата подписания договора (с __ по __ ) - указывается период, в который попадает значение поля “Дата подписания договора”.

Дата начала действия договора (с __ по __ ) - указывается период, в который попадает значение поля “дата начала действия договора” (в блоке “Срок действия договора”).

В результатах поиска отображаются колонки Номер, Продукт, Клиент, Аквизитор, Дата подписания, статус, статус оригинала, Вариант проверки. Выбрав в этом списке необходимый оригинал договора, можно открыть его щелчком мыши на значении поля в одном из столбцов: Номер, Продукт или Клиент ( данные значения являются ссылками).

В договоре страхования в поле "Статус оригинала" хранится информация о состоянии оригинала договора, а в скобках указана ссылка на номер акта передачи оригиналов, по нажатию на которую выполняется переход на акт, в который попал данный договор (см. рис.).

Оригиналы договоров могут находиться в следующих статусах:

•Не получен

•Получен РП

•Передан в ГО

•Передан в ГО (отложенный) — в случае повторного включения договора в статусе "Отложен" в акт передачи оригиналов при отправке последнего в ГО

•Получен ГО

•Получен ГО с замечаниями

•Архив

•Отложен — от подразделения был получен неполный пакет документов и есть необходимость отправить недостающие документы

•Не принят ГО

•Подготовлен к возврату — оригинал требуется по каким-то причинам вернуть обратно в РП

•Возвращен

•Без оригинала

Просмотреть историю изменения статуса оригинала договора возможно на странице детального просмотра договора во всплывающем окне, которое отобразится по нажатию кнопки "История" в поле "Статус оригинала" (рядом со статусом оригинала). В истории указаны данные: статус оригинала, номер акта передачи оригинала, пользователь (выполнивший действия, которые привели к изменению статуса), дата и время выполнения действий.

После подтверждения статуса оригинала на странице просмотра договора (закладка "Общее" блок "Информация по договору") появится поле "Вариант проверки договора в архиве"

Данное поле заполняется значениями в зависимости от варианта, которым был переведен статус оригинала договора в статус "Получен ГО", и в зависимсоти от настроек данного варианта. Варианты проверки оригиналов договоров настраиваются в пользовательском справочнике "Варианты проверки договора" (подробнее см. раздел руководства Справочники). Ниже в таблице приведен перечень вариантов, настроенных в справочнике по умолчанию разработчиками системы. Подробнее о применении сканера штрих-кодов для подтверждения получения оригиналов договоров см. раздел руководства Работа со сканером штрих-кодов

Название	Описание метода	Использование при проверке штрих-кода	Рейтинг метода проверки
Вариант 1	Базовый с проверкой штрих-кода	Да	1
Вариант 2	Базовый без проверки штрих-кода	Нет	0
Вариант 3	Полный с проверкой штрих-кода	Да	4
Вариант 4	Полный без проверки штрих-кода	Нет	3

Подробнее о формировании штрих-кодов см. раздел руководства Создание штрих-кода и включение его в бланк договора

Фиксация ошибок, связанных с чтением штрих-кодов, а также несоответствий данных в штрих-коде для оригиналов договоров страхования выполняется в журнале контроля оригиналов договоров (Администрирование - Словари - Журнал контроля оригиналов договоров). При возникновении указанных ситуаций, в журнал "Контроль оригиналов договоров" заносится соответствующая запись (подробнее см. раздел руководства Журнал контроля оригиналов договоров).

Примечание.

Если в карточке серии бланка (Настройки - Справочники – Серии бланков) в поле «Форма документа» не отмечена опция «Документарная», либо в тарифном плане выбрана конфигурация номеров договоров по процедуре «Электронный полис», то при сохранении договора с этой серией статус оригинала устанавливался «Без оригинала».