Учет передачи оригиналов договоров в архив ГО

Учет передачи оригиналов договоров в ГО в архив, а также учет испорченных бланков, выполняется путем формирования акта передачи оригиналов договоров в архив ГО (к акту прикрепляются перечни договоров и испорченных бланков).

Формируются акты передачи оригиналов договоров в архив ГО в модуле "Договора" — "Передача оригиналов".

Договора прикрепляются к акту передачи оригиналов по подразделению заключения договора, а также по подразделению администрирования договора, т.е. если в договоре хотя бы в одном из перечисленых реквизитов (Подразделение заключения / администрирования) установлено значение, равное подразделению пользователя, формирующего акт (либо доступные ему нижестоящие подразделения) - то этот договор будет доступен для включения в данный акт, в других случаях - нет.

Для создания акта передачи оригиналов договоров в архив ГО следует выполнить:

1.Перейти в навигационном меню по ссылке "Договора" — "Передача оригиналов"

2.В функциональном меню нажать кнопку "Создать"

3.Заполнить поля первой закладки формы создания акта ("Данные акта"):

•Статус — статическое поле: "Черновик" для всех вновь созданных актов

•Тип — статическое поле:"Передача оригиналов в ГО" для всех вновь созданных актов (другой возможный тип "Возврат оригиналов в РП" указывается при формирования акта возврата)

•Продукт — выбор значения из выпадающего списка (после первого сохранения акта редактирование значения данного поля будет невозможно)

4.Нажать в функциональном меню кнопку "Сохранить" , после чего на карточку акта добавятся две закладки ("Договора", "Бланки")

5.Включить в акт договора и бланки на соответствующей закладке (подробнее о работе с каждой закладкой см. ниже)

Форма создания акта передачи оригиналов договоров в архив ГО содержит три закладки:

•"Данные акта" — на данной закладке вводятся и формируются основные данные акта (номер, продукт, статус и пр.)

•"Договора" — на данной закладке к акту прикрепляются договора, оригиналы которых передаются в архив, а также выполняется подтверждение получение ГО оригиналов данных договоров (как в ручном режиме, так и с помощью сканирования штрих-кодов на бланках договоров)

•"Доп. соглашения" — на данной закладке к акту прикрепляются дополнительные соглашения, оригиналы которых передаются в архив, а также выполняется подтверждение получение ГО оригиналов данных дополнительных соглашений

•"Бланки" — на данной закладке к акту прикрепляются испорченные бланки

Закладка "Данные акта"

Закладка "Данные акта" содержит следующие поля.

В блоке “Акт передачи оригиналов на архив в ГО”:

•Номер акта

•Статус — статус акта (может принимать значения "Черновик", "Передан", "На рассмотрении", "Закрыт"). При первом сохранении автоматически устанавливается статкс "Черновик" (по изменениям статуса ведется история)

•Тип — статическое поле (может принимать значения "Передача оригиналов в ГО", "Возврат оригиналов в РП")

•Продукт — устанавливается пользователем при создании акта (выбор значения из выпадающего списка). После первого сохранения акта редактирование значения данного поля будет невозможно.

В зависимости от статуса, в котором находится акт, и от привилегий пользователя в данном блоке могут быть доступны поля:

•Ответственный за архивацию - здесь указывается пользователь, который выполнил передачу акта в ГО;

•Дата передачи акта — обязательное поле, в котором отображается дата передачи акта в главный офис;

•Дата закрытия акта;

•Отчетная дата — в данном поле отображается отчетная дата. При создании акта передачи оригиналов или его редактировании значение поля “отчетная дата” должно попадать в открытый отчетный период.

В блоке “Формируемые документы” содержится ссылка на печатную форму “Акт приема-передачи договоров” в формате XLS (централизованная комиссия в данном акте не учитывается).

Закладка "Договора"

На закладке акта "Договора" формируется перечень договоров, передача оригиналов которых в архив ГО сопровождается данным актом.

Страница закладки состоит из следующих блоков (см. рис.): "Договора в акте", "Договора не в акте", "Режим работы со сканером" (данный блок отобразится на закладке после принятия ответственным лицом данного акта на рассмотрение, подробнее о рассмотрении актов см. ниже подраздел "Получение оригиналов договоров в ГО и закрытие акта передачи", подробнее о сканировании см. раздел руководства Работа со сканером штрих-кодов).

В блоке "Договора не в акте" системой автоматически сформируется список всех договоров, оригиналы которых находятся в статусе "Получен РП" или "Не задан", и не включены в другие акты передачи оригиналов договоров в ГО (в т.ч. акты в статусе "Черновик"), а продукт договоров соответствует продукту, установленному в акте (в закладке "Данные акта").

Для включения договоров в акт передачи следует отметить необходимые договора (установив возле их номера флаг) и переместить их в акт нажатием в функциональном меню данного блока кнопки "Включить в акт". Выбранные договора отобразятся в блоке "Договора в акте".

Если какие-либо договора были ошибочно включены в акт, то следует отметить их флагами в блоке "Договора в акте" и нажать в функциональном меню данного блока кнопку "Исключить из акта", после чего выбранные договора переместятся обратно в блок "Договора не в акте".

В блоке “Договора в акте” можно выбрать договора, используя фильтр, который содержит следующие критерии поиска: статус договора, номер договора (поиск выполняется по серии и/или номеру).

В блоке“Договора не в акте” можно использовать следующие критерии поиска: “статус договора”, “номер договора”, “Дата внесения договора (перевода в статус “Заключен”)”, “Дата подписания договора”, “Дата первой оплаты договора”. В фильтре используются следующие даты:

“Дата внесения договора (перевода в статус “Заключен”)” - поиск по дате перевода договора в статус“Заключен”;

“дата подписания договора” - поиск по полю “дата и место подписания договора” из блока “Информация о договоре”;

“Дата первой оплаты договора” - дата первого погашения любым требованием или платежом:

3053

После заполнения полей следует нажать кнопку "Поиск", после чего отобразится перечень договоров, данные которых удовлетворяют заданным критериям.

Перечни договоров в обоих блоках формируются с постраничником (при более 20 договоров в перечне) и содержат следующие данные договоров:

•Серия и номер договора (в списке серий отображаются серии бланка, которые назначены непосредственно данному продукту, а также серии, которые назначены ТП, в которых используется данный продукт)

•Фамилия и инициалы страхователя

•Серия и номер сертификата (при наличии)

•Аквизитор

•Статус оригинала

•Статус договора

Закладка "Доп. соглашения"

На закладке "Доп. соглашения" формируется перечень дополнительных соглашений, передача оригиналов которых в архив ГО сопровождается данным актом.

Страница закладки состоит из следующих блоков: "Доп. соглашения в акте", "Доп. соглашения не в акте".

В блоке "Доп. соглашения не в акте" системой автоматически сформируется список всех дополнительных соглашений, оригиналы которых находятся в статусе "Получен РП" или "Не задан", и не включены в другие акты передачи оригиналов договоров в ГО (в т.ч. акты в статусе "Черновик"), а продукт договоров соответствует продукту, установленному в акте (в закладке "Данные акта").

Для включения дополнительных соглашений в акт передачи следует отметить необходимые дополнительные соглашения (установив возле их номера флаг) и переместить их в акт нажатием в функциональном меню данного блока кнопки "Включить в акт". Выбранные дополнительные соглашения отобразятся в блоке "Доп.соглашения в акте".

Если какие-либо дополнительные соглашения были ошибочно включены в акт, то следует отметить их флагами в блоке "Доп. соглашения в акте" и нажать в функциональном меню данного блока кнопку "Исключить из акта", после чего выбранные дополнительные соглашения переместятся обратно в блок "Доп. соглашения не в акте".

В каждом из этих блоков есть возможность найти договор, используя фильтр, который содержит следующие критерии поиска: продукт, номер доп. соглашения, статус оригинала. После заполнения полей следует нажать кнопку "Поиск", после чего отобразится перечень дополнительных соглашений, данные которых удовлетворяют заданным критериям.

Перечни дополнительных соглашений в обоих блоках формируются с постраничником (при более 20 договоров в перечне) и содержат следующие данные:

•Номер доп. соглашения

•Аквизитор

•Статус оригинала

Закладка "Бланки"

На закладке акта "Бланки" формируется перечень испорченных бланков, которые должны быть переданы данным актом в архив ГО. Страница закладки состоит из двух блоков: "Испорченные бланки по акту" и "Испорченные в РП бланки".

В блоке "Испорченные в РП бланки" системой автоматически сформируется список всех бланков, которые находятся в статусе "Испорчен", и не включены в другой акт передачи оригиналов договоров в ГО (в т.ч. акты в статусе "Черновик").

При необходимости можно в каждом из этих блоков найти бланк по серии и/или номеру, используя фильтр "Номер бланка": ввести в поле серию и/или номер бланка и нажать кнопку "Поиск".

Перечни бланков в обоих блоках формируются с постраничником (при более 20 бланков в перечне) и содержат следующие данные договоров:

•Серия и номер бланка

•Фамилия и инициалы ответственного

•Номер последнего акта приема-передачи данного бланка

•Статус оригинала

По нажатию в перечне на номер бланка выполнится переход на страницу детального просмотра бланка, по нажатию на имя ответственного выполнится переход на страницу просмотра данных данного контрагента, по нажатию на номер акта приема-передачи выполнится переход на страницу его детального просмотра.

Для включения бланков в акт следует отметить нужные бланки (установив возле их номера флаг) и переместить их в перечень бланков, привязанных к акту, нажатием в функциональном меню данного блока кнопки "Включить в акт". Выбранные бланки отобразятся в блоке "Испорченные бланки по акту", т.е. данные бланки будут переданы данным актом в архив ГО.

Если какие-либо бланки были ошибочно включены в акт, то следует отметить их флагами в блоке "Испорченные бланки по акту" и нажать в функциональном меню данного блока кнопку "Исключить из акта", после чего выбранные бланки переместятся обратно в блок "Испорченные в РП бланки".

Статус акта передачи сразу после создания автоматически установится в "Черновик", а также установится дата создания (доступна для просмотра в истории).

На закладке "Данные акта" отобразится блок "Формируемые документы", в котором по нажатию ссылки "Акт приема-передачи договоров" можно выполнить печать акта в xls-формате.

После создания акту передачи оригиналов будет также автоматически присвоен номер, который будет отображаться на закладке "Данные акта" в поле "Номер акта". После подтверждения данного акта номер акта изменится по следующему формату: "Код дирекции" / "Сквозной номер".

До тех пор, пока акт находится в статусе "Черновик", пользователь, ответственный за передачу договоров в ГО (пользователь с ролью Ответственный за передачу договоров в архив ГО), имеет возможность редактировать акт или удалить его.

Редактирование акта будет доступно всем пользователям с соответствующей привилегией в подразделении автора акта и находящихся выше по иерархии подразделений.

Для редактирования акта передачи оригиналов договоров в ГО следует перейти на страницу просмотра акта и в функциональном меню нажать кнопку "Редактировать", внести нужные изменения (можно менять данные только на закладках "Договора" и "Бланки") и нажать кнопку "Сохранить" для внесения изменений, для отмены — кнопку "Отмена".

Для удаления акта передачи оригиналов договоров в ГО следует перейти на страницу просмотра акта и в функциональном меню нажать кнопку "Удалить", в открывшемся окне подтвердить удаление по нажатию кнопки "Применить", отменить удаление — по нажатию кнопки "Отмена".

618

Также, в функциональном меню страницы просмотра акта передачи оригиналов договоров в статусе "Черновик" отображается кнопка "Передать в ГО", по нажатию на которую ответственный за передачу договоров в ГО, имеет возможность передать данным актом в архив ГО оригиналы договоров и бланки, включенные в акт.

Для просмотра акта передачи оригиналов договоров в ГО следует перейти в навигационном меню по ссылке "Договора" — "Передача оригиналов", выбрать нужный акт в перечне актов и перейти на страницу его детального просмотра.

Для ускорения поиска акта передачи в перечне можно воспользоваться фильтром, заполнив в нем следующие поля:

•Номер акта

•Продукт — поиск по продукту, указанному в акте передачи (выбор значения из выпадающего списка). Если данный критерий применять не нужно, следует выбрать значение "Все"

•Статус — поиск по статусу акта передачи (выбор значения из выпадающего списка). Если данный критерий применять не нужно, следует выбрать значение "Все"

•Автор — поиск по контрагенту, создавшему акт передачи (выбор контрагента из БД по нажатию кнопки "Выбрать")

•Ответственный за архивацию — поиск по контрагенту, принявшему акт на рассмотрение в ГО (выбор контрагента из БД по нажатию кнопки "Выбрать")

•Подразделение — поиск по подразделению контрагента, выполнившего передачу оригиналов договоров в ГО (использование данного критерия выполняется по общему принципу, подробнее см. раздел "Основы работы с системой" — "Общие положения")

•Дата передачи акта в ГО (с, по) — поиск по дате передачи акта в ГО, можно задать период времени, в течение которого акт мог быть передан

•Дата закрытия акта (с, по) — поиск по дате закрытия акта, можно задать период времени, в течение которого акт мог быть закрыт

После заполнения полей фильтра следует нажать в функциональном меню кнопку "Поиск", после чего сформируется перечень актов передачи, данные которых удовлетворяют заданным критериям.

Перечень содержит следующие данные актов: номер акта, продукт, статус, автор, подразделение, дата передачи в ГО, ответственный за архивацию, дата закрытия. По нажатию в перечне на номер акта, продукт, автора, подразделение или ответственного за архивацию выполнится переход на страницу детального просмотра данного акта передачи.

Кроме того, в функциональном меню страницы с перечнем актов передачи расположена кнопка "XLS", по нажатию на которую данный перечень можно сформировать в формате XLS-документа.

После сохранения акта передачи оригиналов (в статусе "Черновик") пользователь РП, ответственный за передачу оригиналов договоров в архив ГО, имеет возможность передать данный акт на рассмотрение в ГО (это может быть как сам автор акта, так и другой пользователь с соответствующими правами).

Для передачи акта на рассмотрение в ГО (акта передачи оригиналов договоров в архив ГО) следует в функциональном меню страницы его просмотра нажать кнопку "Передать в ГО" (см. рис.).

617

По нажатию данной кнопки система во всплывающем окне выдаст запрос на подтверждение выполнения операции, и после получения подтверждения (нажатие кнопки "Применить") выполнит процедуру передачи договоров в архив ГО, при этом произойдут следующие события:

•статус акта будет изменен с "Черновик" на "Передан"

•изменится номера акта согласно принятому в СК формату ("Код продукта" / "Сквозной номер")

•в качестве отправителя в акте будет установлен пользователь, отправивший акт в ГО (доступно для просмотра в истории)

•статус оригиналов всех договоров, указанных в акте, будет изменен на "Передан в ГО" (поле "Статус оригинала" на странице просмотра договора)

•статус оригиналов всех дополнительных соглашений, указанных в акте, будет изменен на "Передан в ГО" (поле "Статус оригинала" на странице просмотра дополнительного соглашения). В скобках рядом с названиям статуса будет указан номер акта передачи оригиналов в виде ссылки с возможностью перейти на просмотр данного акта.

•всем пользователям, ответственным за архивацию договоров (данного и вышестоящих подразделений), будет отправлено соответствующее сообщение о передаче по акту договоров в ГО (через систему "Мои сообщения" и по e-mail)

•из функционального меню страницы просмотра акта передачи исчезнут кнопки "Редактировать" и "Удалить", т.е. редактировать и удалять акт в статусе "Передан" для ответственного за передачу оригиналов договоров в архив ГО запрещено

•на закладке акта "Данные акта" отобразятся поля:

•Ответственный за архивацию — при принятии данного акта на рассмотрение пользователем ГО в данном поле автоматически отобразится его имя

•Дата передачи акта — автоматически отобразится дата передачи данного акта на рассмотрение в ГО

•Дата закрытия акта — при закрытии данного акта в данном поле отобразится дата закрытия

•Отчетная дата — заполняется лицом, ответственным за архивацию, в режиме редактирования акта до момента подтверждения (закрытия) акта. В момент установки дата должна находиться в открытом отчетном периоде

Кроме того, для пользователей, ответственных за архивацию договоров, в функциональном меню акта в статусе "Передан" будет доступна кнопка "Принять на рассмотрение", по нажатию на которую данный пользователь может принять акт на рассмотрение, подтвердить его и закрыть.

Примечание.

Для возможности выполнения передачи акт передачи оригиналов не должен содержать более 2000 договоров страхования.

После передачи акта передачи в ГО на рассмотрение акт должен быть принят на рассмотрение ответственным лицом в ГО, который может отметить получение оригиналов договоров / бланков, прикрепленных к акту, а также закрыть акт. Ответственным лицом может быть пользователь с ролью Суперпользователь, Ответственный за архивацию договоров (из этого же или вышестоящего по иерархии подразделения).

В портлете страницы "Мои документы" в блоке "Договора" для ответственного за архивацию будут отображаться следующие данные (см. рис.):

•Акты передачи оригиналов (не принятые) — количество переданных в ГО актов передачи оригиналов, но никем не принятых

•Акты передачи оригиналов (на рассмотрении) — количество актов передачи оригиналов, которые данный пользователь принял, но еще не закрыл

По нажатию на строку в портлете пользователь перейдет на страницу с перечнем соответствующих актов.

Для принятия на рассмотрение акта передачи оригиналов договоров в ГО пользователь (Ответственный за архивацию, Суперпользователь) должен перейти на страницу просмотра акта и в функциональном меню нажать кнопку "Принять на рассмотрение" (данная кнопка отображается только для актов в статусе "Передан"). Пользователь, принявший акт на рассмотрение, будет установлен в акте в поле "Ответственный за архивацию", и с этого момента он будет ответственным за акт, и любые действия с актом будут доступны только ему. Статус акта изменится с "Передан" на статус "На рассмотрении".

Также, после принятия акта на рассмотрение на закладке акта "Договора" появится блок "Режим работы со сканером", в котором можно определить режим применения сканера и выполнить подтверждение наличия оригиналов договоров, включенных в акт, с помощью сканирования штрих-кодов (QR-кода или PDF417), имеющихся на бланках договоров (подробнее см. раздел руководства Работа со сканером штрих-кодов).

В случае если по каким-либо причинам пользователь не будет иметь возможности произвести прием договоров, то он сможет отказаться от рассмотрения акта путем нажатия кнопки "Отказаться от рассмотрения" в функциональном меню страницы детального просмотра акта (видна с закладки "Данные акта"), однако, данное действие будет доступно только до тех пор, пока ни один договор в акте не отмечен как "Получен ГО". После отказа от рассмотрения статус акта снова изменится на "Передан", очистится поле "Ответственный за архивацию". Все изменения статуса (при приеме и отказе) фиксируются в истории (просмотреть можно по нажатию кнопки "История", расположенной рядом со статусом акта).

При необходимости пользователь с ролью Ответственный за архивацию договоров, Суперпользователь может забрать себе ответственность за акт, находящегося в статусе "На рассмотрении", путем нажатия кнопки "Взять на рассмотрение" в функциональном меню страницы детального просмотра акта. Данная кнопка отображается только в случае, когда акт находится в статусе "На рассмотрении", а ответственным за архивацию в акте установлен другой пользователь. Доступность данной кнопки не зависит от наличия в акте подтвержденных договоров и бланков. По нажатию данной кнопки система выдаст запрос на подтверждение выполнения операции смены ответственного в акте, для подтверждения следует нажать кнопку "Применить", для отмены — "Отмена".

При подтверждении смены ответственного за архивацию система выполнит следующие действия:

•текущему ответственному за архивацию в акте будет отправлено сообщение о том, что с него была снята ответственность за прием акта

•ответственный за архивацию акта будет изменен на пользователя, нажавшего кнопку "Взять на рассмотрение"

•акт останется в статусе "На рассмотрении", но в истории статусов акта будет продублирована запись о переводе акта в статус "На рассмотрении" (с новым пользователем)

Получатель акта (ответственный за архивацию) имеет возможность подтвердить получение договоров, переданных актом. Для этого ему следует перейти на страницу детального просмотра акта и отметить, какие договора (на закладке "Договора"), бланки (на закладке "Бланки"), дополнительные соглашения (на закладке "Доп. соглашения") были получены ГО.

Для отметки договоров / бланков / дополнительных соглашений полученными ГО следует перейти на соответствующую закладку акта передачи ("Договора" / "Бланки" / "Доп. соглашения"), отметить их флагами и нажать в функциональном меню кнопку "Подтвердить получение отмеченных" (см. рис.). Если необходимо подтвердить все договора / бланки / дополнительные соглашения в акте, то следует нажать кнопку "Подтвердить все" (см. рис.).

Для всех подтвержденных в акте договоров / бланков / дополнительных соглашений статус оригиналов изменится с "Передан в ГО" на "Получен ГО".

Если необходимо снять отметку о получении с договоров / бланков / дополнительных соглашений, то следует отметить их флагами и нажать в функциональном меню кнопку "Снять отметку о получении с отмеченных" (см. рис.), после чего статус оригиналов данных договоров / бланков / дополнительных соглашений снова изменится на "Передан в ГО".

631_uni

Кнопка "Установить статус" позволяет выбрать и установить для отмеченных договоров один из следующих статусов:

•Получен ГО с замечаниями

•Отложен — от подразделения был получен неполный пакет документов и есть необходимость отправить недостающие документы

•Получен РП

•Подготовлен к возврату — оригинал требуется по каким-то причинам вернуть обратно в РП

Примечание.

Договора в статусе "Отложен" будут доступны для повторного включения в акт передачи оригиналов в ГО. При отправке акта в ГО статус оригинала договоров будет изменен с "Отложен" на "Передан в ГО (отложенный)". Но в том акте, в котором оригинал изначально помечался отложенным, его статус так и будет "Отложен", не смотря на то, что статус оригинала в карточке договора уже другой.

При рассмотрении акта передачи оригиналов в ГО при отметке договора, оригиналов которого имеет статус "Передан в ГО (отложенный)" появится информационное сообщение о том, что следует обратить внимание на данный договор, т.к. по нему часть документов была отложена ранее. Такое же информационное сообщение появится при считывании информации штрих-кодом. Изменение статуса "Отложен" на какой-либо другой возможна только при наличии специальной привилегии и только до тех пор, пока договор повторно не включен в другой акт учета.

При установке статуса "Получен в ГО с замечаниями", "Отложен", "Подготовлен к возврату" выполняется регистрация причин установки статуса через ЖКВ с обязательным указанием комментариев. При регистрации причины установления статуса оригинала независимо от регистрации пользователем комментария к этой причине в комментарий автоматически добавляется информация относительно номера акта, по которому установлена причина, и статуса оригинала договора страхования на момент фиксации причины.

При просмотре карточки договора страхования пользователи с правами на работу по установке статуса оригинала договора страхования при его проверке для принятия в архив ГО имеют возможность установления одного из нескольких статусов оригинала, а именно "Получен ГО", "Получен ГО с замечаниями", "Подготовлен к возврату", "Отложен" непосредственно в самой карточке договора страхования, без возможности редактирования данных учетной карточки договора страхования. Для этого следует нажать кнопку "Установить статус", выбрать статус во всплывающем окне и нажать либо кнопку "Применить (переход к договору)" или же "Применить (переход к акту)". Кнопка "Установить статус" доступна только при условии, что акт передачи оригиналов находится в статусе "На рассмотрении" и текущий пользователь в нем указан в поле "Ответственный за архивацию".

При выборе статуса "Получен ГО" или "Получен ГО с замечаниями" появляется поле "Вариант проверки договора в архиве", в котором следует выбрать значение из выпадающего списка.

После установления статуса по нажатию кнопки "Применить" происходит возврат к договору или к акту передачи оригиналов в зависимости от назначенных пользователю привилегий (СONTRACT_ORIGINAL_ARCHIVE_RETURN_TO_CONTRACT — переход к просмотру договора после установки статуса оригинала, CONTRACT_ORIGINAL_ARCHIVE_RETURN_TO_ACT — переход к акту передачи оригиналов после установки статуса оригинала).Если не одна привилегия не назначена, отображается только кнопка "Закрыть"

В случае, если сотрудник, формировавший акт передачи оригиналов в головной офис, указал в карточке акта не все фактически переданные договора, дополнительные соглашения или бланки, пользователь с привилегией CONTRACT_ORIGINAL_ARCHIVE_ACTIVE_INCLUDE может добавить в акт передачи оригиналов, который находится на рассмотрении в ГО,

договора, бланки и дополнительные соглашения. У пользователя с данной привилегией имеется возможность включения договоров (бланков, дополнительных соглашений) в акт учета оригиналов типа «Передача оригиналов в ГО», который находится в статусе «На рассмотрении» (независимо от пользователя, который указан в качестве Ответственного за архивацию).

На карточке учета оригиналов на вкладках с договорами, бланками, доп. соглашениями доступен блок "документы для включения в акт", который можно будет скрывать/раскрывать. По умолчанию данный блок находится в закрытом состоянии. Если его открыть, можно будет выбрать договора (бланки, доп. соглашения) в статусе «Получен РП» для включения в текущий акт учета оригиналов и включить их в акт, нажав в функциональном меню кнопку “Добавить в акт”. После включения договоров в перечень им ставится статус «Передан в ГО».

После подтверждения договоров / бланков акт может быть закрыт пользователем с ролью Суперпользователь, Ответственный за архивацию.

Для закрытия акта передачи оригиналов в ГО следует нажать в функциональном меню его страницы просомтра кнопку "Закрыть".

Перед закрытием акт должен быть подписан и для него должна быть установлена отчетная дата. Указание даты подписания и отчетной даты в акте выполняется в режиме редактирования акта на закладке "Данные акта" (возможно редактировать акт только до его закрытия).

После принятия акта на рассмотрение в его функциональном меню отобразится кнопка "Редактировать", по нажатию на которую могут быть отредактированы следующие поля акта:

•Дата передачи акта — может быть изменена на дату, которая не позже текущей даты и не раньше максимальной даты заключения среди всех присоединенных договоров (может быть равна)

•Дата подписания акта — должна быть не позже текущей даты, позже даты окончания последнего закрытого отчетного периода (см. раздел "Настройки" — "Параметры" — "Справочники" — "Закрытые отчетные периоды"), и не раньше даты передачи акта

•Отчетная дата — в момент установки должна находиться в открытом отчетном периоде)

Важно!

Если дата подписания при редактировании будет указана, то после сохранения изменений акт передачи оригиналов в ГО автоматически перейдет в статус "Закрыт", а дата подписания установится в поле "Дата закрытия акта".

Таким образом, перевод акта в статус "Закрыт" для ответственного за архивацию договоров возможно произвести со страницы детального просмотра акта, и закрытие акта доступно при условии что:

•в акте установлена дата подписания

•акт находится в статусе "На рассмотрении"

•пользователь, выполняющий закрытие акта, выступает в нем Ответственным за архивацию

Примечание.

Акт учета оригиналов, который находится на рассмотрении в ГО, не может быть закрыт, пока в нем присутствуют договора в статусе: "Передан в ГО", "Подготовлен к возврату" или "Передан в ГО (отложенный)". Если оригинал договора не получен ГО, пользователь имеет возможность указать это, изменив статус с "Передан в ГО" на "Получен РП" (такие договора станут доступны для включения в новый акт передачи). При этом причина изменения статуса фиксируется через ЖКВ.

Если при закрытии акта в акте остаются не заполненные поля "Дата закрытия акта" и "Отчетная дата", то отобразится окно, в котором система выдаст предупреждение о необходимости заполнения данных полей

645

После заполнения полей для подтверждения закрытия акта следует нажать в функциональном меню окна кнопку "Подтвердить", для отмены — кнопку "Отмена".

При выполнении процедуры закрытия акта система переведет акт в статус "Закрыт". В момент закрытия акта Ответственному за передачу договоров в архив ГО (который был отправителем акта) будет выслано сообщение на e-mail с информацией о том, что акт был закрыт.

Примечание.

Со страницы детального просмотра акта передачи оригиналов договоров в архив ГО возможно выполнить печать соответствующего документа в XLS-формате. Для этого следует в блоке "Формируемые документы" нажать кнопку "Акт приема-передачи договоров".

Вернуть акт из статуса "Закрыт" в статус "На рассмотрении" есть возможность, если пользователю назначена привилегия CONTRACT_ORIGINAL_RETURN_FROM_CLOSE.

clip0019

Для пользователей, которым назначена привилегия CONTRACT_ORIGINAL_RETURN_FROM_CLOSE, на карточке актов учета оригиналов типа "Передача актов в ГО" в статусе "Закрыт" отображается кнопка "Вернуть на повторное рассмотрение", при нажатии на которую акт переходит в статус "На рассмотрении". Статусы оригиналов договоров при этом не меняются.

Автоматическое списание бланков при принятии оригиналов договоров и бланков в ГО

Если в системных настройках (меню "Администрирование - Настройки - Настройки актов учета оригиналов") опция "Списание бланков при закрытии акта передачи оригиналов в ГО" установлена в значение "да" - при выполнении процедуры закрытия акта система переведет акт в статус «Закрыт». Бланки договоров и испорченные бланки будут отмечены как «Списанные», при этом в системе будет установлено, что списание бланков принял пользователь с ролью «Ответственный за архивацию договоров», который принял акт передачи договоров в архив

Удалить акт передачи оригиналов договоров в архив ГО можно только если акт находится в статусе "Черновик". При этом для возможности удаления пользователю должна быть назначена привилегия , CONTRACT_ORIGINAL_ARCHIVE_DELETE - удаление актов передачи оригиналов