Создание диапазона бланков (акты получения)
Создание диапазона бланков выполняется путем формирования акта получения бланков пользователем с ролью Суперпользователь, Администратор бланков компании, а также пользователями, которым назначены соответствующие привилегии.
Формирование актов получения бланков (как и других актов учета бланков) выполняется в модуле "Акты учета", для работы с которым следует перейти по ссылке в навигационном меню "Бланки" — "Акты".
Для создания акта получения бланков необходимо выполнить:
1.Перейти по ссылке в навигационном меню "Учёт" — "Бланки" — "Акты учета"
2.В функциональном меню страницы "Учет бланков" — "Список актов учета бланков" нажать кнопку "Добавить"
3.На странице "Выбор типа акта" выбрать тип акта (получения), нажать кнопку "Далее"
4.Заполнить форму создания акта получения (см. рис.), которая состоит из двух закладок: "Данные акта" и "Файлы"
5.Сохранить акт получения по нажатию кнопки "Сохранить"
Закладка "Данные акта"
На данной закладке следует заполнить следующие поля:
•Тип акта — в данном поле статическим текстом отображается тип "акт получения бланков" без возможности изменения
•Получивший бланки — указать получателя бланков (по умолчанию в этом поле будет указан автор акта, для изменения получателя следует нажать кнопку "Изменить") расположенную напротив данного поля, в открывшемся окне "Выбор контрагента" ввести ФИО этого сотрудника, причем после ввода первых трех символов на экране сформируется список сотрудников, в фамилии, имени либо отчестве которых встречается данная комбинация символов)
•Продукт — выбор продукта из выпадающего списка (если продукт выбран, то полученные бланки могут быть использованы только для данного продукта, если необходимо получить бланки по разным продуктам, то в данном поле следует выбрать значение "Все")
•Тип — вид серии получаемых бланков, выбор значения из выпадающего списка (подробнее о возможных видах серий см. раздел руководства Серии бланков). Работа с бланками серий "договор" и "генеральный договор" в данном модуле невозможна (недоступны для выбора). При выборе на странице печати договора серии данного вида в поле ввода номера вводится номер формата "СС/XXXXXХ", в котором:
•"СС/" — подставится автоматически после выбора серии с возможностью ручного редактирования ("СС" – первые два символа кода подразделения (дирекции), в котором находится аквизитор договора)
•"XXXXXХ" — ручной ввод пользователем чисел
•Серия бланков — выбор значения из выпадающего списка
•Дата формирования — дата формирования акта получения (по умолчанию подставляется текущая дата)
•Стоимость одного бланка — указывается в гривнах. Настройка обязательности данного поля для типа бланка задается в системной настройке "Администрирование" - "Настройки" - "Бланки", блок "Типы бланков, для которых указание стоимости является обязательным". Подробнее см в разделе "Бланки" - "Настройки бланков".
•Диапазоны номеров бланков — диапазоны номеров получаемых бланков можно ввести двумя способами:
Следует указать в полях "с" - "по" нужный диапазон бланков, если необходимо добавить еще диапазоны, то по нажатию расположенной ниже данных полей кнопки "Добавить диапазон" отобразятся дополнительные поля для ввода других диапазонов бланков.
Для удаления диапазона бланков из акта следует нажать напротив него иконку
|
2)загрузить посредством xls-файла
Если возникает необходимость создания множества диапазонов бланков непоследовательной нумерации, то упростить процесс создания таких диапазонов возможно с помощью формирования и загрузки XLS-файла.
По нажатию в поле "Загрузить из файла" кнопки "Шаблон" откроется шаблон XLS-файла, в котором в поле "Номер карточки" следует ввести нужные номера бланков. Перед внесением номеров файл шаблона следует сохранить под другим именем, внесенные в файл данные также следует сохранить.
Затем по нажатию в поле "Загрузить из файла" кнопки "Выбрать" следует выбрать сохраненный XLS-файл, после чего в данном поле отобразится название загруженного файла, а в поле "Диапазоны номеров бланков" отобразятся введенные в XLS-файле номера бланков.
Для удаления диапазона бланков, введенного таким способом, следует также нажать напротив него иконку
|
•Типография — при необходимости можно указать типографию-создателя бланков: выбрать по нажатию кнопки "Выбрать" из БД контрагента - юр. лицо с видом отношения "Партнер" и с видом деятельности "Типография" или, если нужной типографии нет в БД, создать по нажатию кнопки "Создать"; после выбора / создания типографии отобразятся кнопки "Изменить" и "Удалить", по нажатию на которые можно соответственно выбрать из БД другую типографию или очистить данное поле
Добавить в акт получения новый диапазон бланков можно несколькими способами: •вручную — нажать кнопку "Добавить диапазон" и ввести номер карты •создать дополнительный XLS-файл, тогда, после выбора этого файла в акт к уже введенным диапазонам номерам бланков добавятся указанные в нем номера •добавить в уже созданный и выбранный XLS-файл новые номера и снова его выбрать
|
Закладка "Файлы"
На данной закладке при необходимости можно присоединить к акту получения файлы (например, скан-копии бланков). Для присоединения файлов следует нажать кнопку "Выбрать файл" в блоке "Добавление файлов" и указать месторасположение файла. При необходимости прикрепленный файл можно удалить по нажатию напротив него иконки 
. После сохранения акта получения прикрепленный файл отобразится в блоке "Прикрепленные файлы" и по нажатию на имя его можно открыть для просмотра.
После создания акта получения полученные бланки находятся в статусе "Склад" и использовать их при заключении договора нельзя. Бланки станут доступными для использования только после того, как будут переведены в статус "Распределен" (подробнее см. раздел "Перемещение бланков" и "Подтверждение переданных бланков").
|
При настройках системы, принятых по-умолчанию, реализован стандартный бизнес-процесс заведения бланков в системе (вначале акт получения, затем акт приема-передачи). Но при необходимости максимально сократить процесс внесения бланков строгой отчетности в систему, имеется возможность настроить создание актов получения бланков, статус которых будет "распределен"
Для добавления возможности Агентам самим вносить в систему акты получения бланков, статус которых будет "распределен", необходимо: •в "Настройки - Параметры - Бланки" опцию "При создании акта получения статус бланков "Распределен"" - установить в "да". •для роли Агент назначить привилегии: BLANK_ACT_VIEW - Просмотр актов учета бланков в своем подразделении. По факту Агент все акты не видит, а видит только созданные им либо для него акты; BLANK_ACT_CREATE - Возможность создавать любые акты учета бланков. Есть возможность создавать акты только для самого себя; BLANK_ACT_EDIT - Редактирование актов учета бланков своего подразделения. По факту по области видимости будут только акты, созданные самим Агентом, либо для данного Агента. При необходимости можно также назначить привилегию BLANK_ACT_DELETE - возможность удалять акты учета бланков |