Перемещение и распределение бланков (акты приема-передачи)

Перемещение и распределение бланков выполняется путем формирования актов приема-передачи бланков в модуле "Акты учета".

Для работы с актами учета следует перейти к модулю в навигационном меню по ссылке "Бланки" — "Акты".

Сформировать любой акт приема-передачи бланков имеет право Суперпользователь, другие пользователи имеют возможность формировать акты, в зависимостиот назначенных им привилегий (Суперпользователю все привилегии назначены по умолчанию).

Переданные бланки должны быть подтверждены получателем в течении определенного времени, в противном случае — должны быть возвращены (подробнее см. разделы Подтверждение переданных бланков и Возврат неподтвержденных бланков (акт возврата)).

Примечание.

1.Передавать бланки можно только между подразделениями, среди которых одно является или Компанией, или является "прозрачным" подразделением (подробнее о понятиях прозрачности и непрозрачности подразделений см. раздел Сеть продаж)

2.Администратор бланков подразделения имеет право передавать бланки только сотрудникам своего подразделения или подчиненных подразделений, агентам, закрепленным за подразделением, Администратору бланков подразделения нижестоящих и вышестоящего подразделения или Администратору бланков компании, Суперпользователю

3.Перемещение по подразделениям контрагентов с распределенными бланками возможно только, когда при смене вышестоящего ЭСП для данного контрагента не меняется ближайшее вышестоящее "непрозрачное" ЭСП (перечень "прозрачных" и "непрозрачных" ЭСП см. в разделе Виды подразделений и их подчиненность)

4.Доверенности на получение бланков возможно распечатать со страницы просмотра акта приема-передачи бланков при условии выполнения предварительных настроек в системе (создании шаблона доверенности, подробнее см. раздел руководства Шаблоны документов)

5.Передача бланков неактивным контрагентам возможна только при выполнении в системных настройках для модуля "Бланки" соответствующей настройки (подробнее см. раздел руководства Настройки бланков)

6.Если дата формирования акта приема-передачи является более ранней по отношению к максимальной дате формирования предыдущего акта приема-передачи, которым передавались бланки, указанные в акте, выдается валидационное сообщение: “Дата формирования акта (дата из текущего акта) не может быть раньше максимальной даты формирования предыдущего акта приема-передачи для бланков, находящихся в акте (максимальная дата формирования предыдущего акта)”. При редактировании даты формирования уже существующего акта приема-передачи данная проверка не выполняется.

7.Передача бланков актами «приема-передачи в сети партнера» возможна только после подтверждения их приема Партнером и/или элементом сети партнера, которому эти бланки передавались в сети партнера.

8.При передаче бланков актом приема-передачи от партнера в страховую компанию (передавший - «партнер», принявший – сотрудник СК ) для включения будут доступны все бланки, в которых владельцем является партнер, вне зависимости от того, кто является совладельцем бланка и вне зависимости от подтверждения приема бланков переданных в рамках актов приема-передачи в сети партнера. ( при не подтверждении приема бланков получателем из сети партнера автоматически формируется акт возврата неподтвержденных бланков (если в настройках партнера «Подтверждение бланков переданных в сети партнера» = да). При этом меняется только поле Совладелец бланка).

В системе ведется контроль выдачи бланков: при соответствующих настройках ( см. Настройка бланков) агенту можно получить только те серии бланков, которые используются для ввода договоров по продуктам, назначенным данному агенту. В этом случае при сохранении акта приема-передачи выполняется проверка, что пользователю, который указан как "Принявший бланки", назначены те продукты и тарифные планы, к которым относятся серии бланков, диапазоны по которым выдаются.

В системе имеется привилегия для работы с бланками без ограничений по назначению продуктов:

BLANK_ACT_IGNORE_PRODUCTS_AND_TP -Возможность получать бланки независимо от того, назначены ли пользователю продукты и тарифные планы, к которым относятся серии бланков, диапазоны по которым выдаются.

Для перемещения бланков необходимо выполнить следующие действия:

1.Выбрать акт получения бланков (которым созданы диапазоны перемещаемых бланков, подробнее см. раздел "Бланки" — "Перемещение бланков (акт приема-передачи)", и, выбрав нужный диапазон бланков, перейти нажатием на диапазон к списку бланков диапазона

2.Отметить флагами номера бланков, которые необходимо распределить. Для этого нужно установить флаг, расположенный возле соответствующего номера бланка (если нужно переместить все бланки, то можно выделить сразу все бланки диапазона, установив флаг в поле "Номер бланка" заголовка таблицы)

3.В функциональном меню нажать кнопку "Переместить", после чего выполнится переход на форму создания акта приема-передачи бланков (см. ниже в подразделе "Создание акта приема-передачи бланков")

Распределение бланков сотрудникам филиала осуществляет сотрудник филиала, у которого есть роль Суперпользователь, Администратор бланков подразделения или соответствующие привилегии (указанным ролям необходимые привилегии назначены по умолчанию).

Для распределения бланков предназначены привилегии BLANK_ACT_TRANSFER_ALL — "Возможность передавать бланки по актам приема-передачи" и BLANK_ACT_TRANSFER_OWN — "Возможность передавать бланки по актам приема-передачи контрагентам из структуры передавшего бланки".

В ситуации, когда в акте приема-передачи уже будет выбран контрагент, принявший бланки, а контрагент, передавший бланки - изменен (на контрагента с привилегией BLANK_ACT_TRANSFER_OWN без BLANK_ACT_TRANSFER_ALL), то выбор контрагента, принявшего бланки, автоматически сбрасывается, если его подразделение не соответствует условиям привилегии передавшего бланки.

Распределить бланки сотрудникам филиала можно двумя способами:

•изменив существующий акт приема-передачи бланков на филиал, указав в поле "Бланки доступны контрагентам подсети" значение "доступны"

•путем создания нового акта приема-передачи бланков сотруднику подразделения

Примечание.

Настройка поля "Бланки доступны контрагентам подсети" ("доступны" / "недоступны") доступна для коррекции пользователю, только если ему назначена привилегия BLANK_ACT_EDIT_AVAILABILITY (Возможность редактировать атрибут 'Бланки доступны контрагентам подсети'). Даже если пользователю назначены привилегии BLANK_ACT_EDIT_ALL (Редактирование всех актов учета бланков (для некоторых действий требуется привилегия работы с актами утери)), BLANK_ACT_EDIT (Редактирование актов учета бланков своего подразделения), при отсутствии привилегии BLANK_ACT_EDIT_AVAILABILITY менять значения указанного поля будет невозможно (по умолчанию установлено значение "недоступны"). При наличии всех трех перечисленных привилегий пользователь будет иметь возможность редактировать любой акт и устанавливать значение "доступны".

Для изменения акта приема-передачи бланков на филиал следует найти соответствующий акт в модуле "Бланки" — "Акты" (для ускорения поиска можно в поле фильтра установить тип акта учета (приема-передачи), указать период формирования и серию бланков). По номеру акта перейти на страницу просмотра и в режиме редактирования в поле "Бланки доступны контрагентам подсети" отметить значение "доступны", нажать кнопку "Сохранить". После этого бланки из данного акта будут доступны сотрудникам филиала.

Описание формирование нового акта приема-передачи бланков см. ниже в подразделе "Создание акта приема-передачи бланков".

Контрагентам вида Агент доступны бланки, распределенные им лично. Распределить бланки агенту имеет право сотрудник филиала с ролью Администратор бланков подразделения путем формирования акта приема-передачи бланков.

В акте приема-передачи в поле "Принявший бланки" необходимо указать агента, которому необходимо назначить бланки (подробнее о создании акта приема-передачи см. ниже в подразделе "Создание акта приема-передачи бланков").

Примечание.

При выборе значения "доступны" в поле "Бланки доступны контрагентам подсети" перемещенные актом приема-передачи бланки будут доступны принявшему их сотруднику, а также расположенным ниже по иерархии агентам. При выборе значения "не доступны" распределенные актом приема-передачи бланки будут доступны только данному агенту.

Для создания акта приема-передачи бланков следует выполнить:

1.Перейти в навигационном меню по ссылке "Учет" — "Бланки" — "Акты учета"

2.Нажать в функциональном меню страницы с перечнем актов учета бланков кнопку "Добавить"

3.На странице выбора типа акта в поле "Тип акта " установить значение "приема-передачи", нажать кнопку "Далее" (см. рис.)

4.Заполнить поля формы создания акта приема-передачи

5.Нажать кнопку "Сохранить" для сохранения акта приема-передачи бланков и тем самым подтверждения перемещения бланков, кнопка "Назад" позволяет вернуться на предыдущую страницу без сохранения изменений

187

Форма создания акта приема-передачи бланков содержит следующие поля:

•Тип акта — в данном поле статическим текстом отображается тип "акт приема-передачи бланков" без возможности изменения

•Передавший бланки — по умолчанию устанавливается создающий акт пользователь, но при необходимости его можно изменить, выбрав по нажатию кнопки "Изменить" другого контрагента из БД

•Принявший бланки — по нажатию кнопки "Изменить" из БД выбирается пользователь, которому будут назначены бланки (есть возможность настроить проверку, что данному контрагенту назначены продукты и тарифные планы, к которым относятся серии бланков, диапазоны по которым выдаются, — подробнее см. "Настройки бланков")

•Продукт — выбор продукта из выпадающего списка, если будут назначены бланки по одному продукту; если необходимо данным актом приема-передачи назначить бланки по разным продуктам, то в данном поле следует установить значение "Все"

•Тип — выбор типа бланков из выпадающего списка, если будут назначены бланки одного типа, если необходимо данным актом приема-передачи назначить бланки разных типов, то в данном поле следует установить значение "Все"

•Серия бланков — выбор серии бланков из выпадающего списка, если будут назначены бланки одной серии; если необходимо данным актом приема-передачи назначить бланки разных серий, то в данном поле следует установить значение "Несколько"

•Дата формирования — дата формирования акта приема-передачи

•Подтвердить до — предельный срок подтверждения получения бланков (подробнее см. раздел "Бланки" — "Подтверждение переданных бланков")

•Место формирования — указать место формирования акта приема-передачи

•Бланки доступны контрагентам подсети — если установить значение "доступны", то эти бланки будут доступны принявшему их сотруднику и сотрудникам филиала, расположенным ниже по иерархии, при выборе значения "недоступны" распределенные актом приема-передачи бланки будут доступны только принявшему их сотруднику

•Диапазоны номеров бланков — в данном поле указываются диапазоны номеров бланков, которые будут назначены. Если в полях "Продукт", "Тип", "Серия бланков" были установлены конкретные значения (т.е. не "Все" и не "Несколько"), то в данном поле указываются только номера бланков, которые будут относиться к указанному продукту, типу, серии соответственно. Если же в полях "Продукт", "Тип", "Серия бланков" были установлены значения "Все"/ "Некоторые", то в данном поле для каждого вводимого диапазона можно задать продукт, тип бланков и серию бланков. Для этих целей возле каждого диапазона отображаются поля для выбора из выпадающих списков продукта, типа, серии. Если какой-либо из параметров (продукт, тип, серия) заданы в соответствующих полях, то в списке диапазонов они отображаться уже не будут, и, следовательно, автоматически будут проставлены для всех диапазонов, как значение по умолчанию. Если задан продукт или тип бланков, но не задана серия, то для ввода для каждого диапазона серии бланков будут отфильтрованы соответственно заданному продукту и типу. Также, при нажатии кнопки "Выбрать", расположенной возле поля "Диапазоны номеров бланков", на экране появится окно подсказки, содержащее доступные данному сотруднику диапазоны номеров бланков (предварительно нажатию кнопки "Выбрать" следует выбрать серию для данного диапазона). Для добавления к акту получения нового диапазона бланков нужно нажать кнопку "Добавить диапазон", для удаления диапазона из акта следует нажать иконку напротив него

•Заказ бланков — если формированием данного акта приема-передачи выполняется заказ бланков, то для их "связывания" следует нажать в данном поле кнопку "Выбрать" и выбрать нужный заказ во всплывающем окне, после чего в данном поле отобразятся данные заказа: номер, дата и время формирования, автор заказа, подразделение автора. Критериями для поиска выступают номер заказа или ФИО получателя (если получатель бланков по акту еще не выбран). Система выбирает по результатам поиска все заказы, которые находятся на выполнении у текущего пользователя в статусах "На выполнении" или "Частично выполнен" и соответствуют критерию поиска (подробнее см. раздел "Бланки" — "Заказ бланков")

После сохранения акта приема-передачи на странице его просмотра появится блок "Формируемые документы", в котором по нажатию на кнопку "Акт приема-передачи бланков" данный акт сформируется в XLS-формате, после чего может быть выведен на печать.

Примечание

1.На странице просмотра сохраненного акта приема-передачи с диапазонами бланков разных серий и продуктов в поле "Диапазоны номеров бланков" отображаются серия и номер диапазона (в скобках указано количество бланков в данном диапазоне), а общее по акту поле "Серия" скрывается. При сохранении диапазона бланков с одной серией и незаданными значениями по продукту и типу бланков на странице просмотра отображается поле "Серия" для всего акта.

При необходимости акты приема-передачи бланков можно сохранить как черновик, для этого следует нажать в функциональном меню акта приема-передачи кнопку "Сохранить как черновик", причем кнопка доступна, только если акт новый или редактируется акт в статусе "Черновик". По нажатию данной кнопки акт приема-передачи бланков сохраняется в статусе "Черновик" (в поле "Тип акта" возле типа в скобках красным цветом отображается надпись "черновик"). Введенные диапазоны бланков сохраняются в акте-черновике, но бланки за данным актом не закрепляются, т.е. акт в статусе "Черновик" не сохраняет факт передачи ответственности за бланки и в историю передач бланков не попадает. В дальнейшем при редактировании акта в статусе "Черновик", пользователь может изменять диапазоны бланков.

Акт из статуса "Черновик" может быть переведен в статус "Подтвержден" двумя способами:

1.Нажатием кнопки "Передать" на странице просмотра акта-черновика (см. рис.)

2.Перейти в режим редактирования данного атка приема-передачи по нажатию в функциональном меню кнопки "Редактировать" (см. рис.) и на странице редактирования в функциональном меню нажать кнопку "Сохранить" (см. рис.)

Для формирования печатной формы акта приема-передачи (в виде XLS-документа) следует выбрать данный акт из перечня акта (модуль "Учет" — "Бланки" — "Акты учета"), перейти на страницу его просмотра и в блоке "Формируемые документы" нажать кнопку "Акт приема-передачи бланков" (см. рис.). Затем сформированный в XLS-формате документ можно распечатать.

171

При создании шаблона документов можно определить условия, при которых будет допустимым формирование документов данного типа. Такие условия существуют для формирования доверенностей на получение бланков акта приема-передачи и документов, прикрепляемых к запросам на расторжение договоров .

Поля, которые необходимо заполнить для создания нового шаблона указаны в разделе «Создание шаблона документа». Для каждого условия формирования следует указать текст, который будет отображаться в случае невозможности выполнения печати документа по причине несоблюдения данного условия.