Акты учета бланков

В системе учет всех бланков ведется посредством различных актов учета в модуле "Акты учета".

Для работы с модулем следует перейти в навигационном меню по ссылке "Бланки" — "Акты".

В системе используются следующие типы актов учета бланков:

•"получения" — создание в системе новых диапазонов бланков (подробнее см. раздел Создание диапазона бланков (акт получения))

•"приема-передачи" — перемещение бланков в сети продаж, распределение бланков контрагентам (подробнее см. раздел Перемещение бланков (акт приема-передачи))

•"списания" — списание использованных, испорченных бланков (подробнее см. раздел Списание бланков (акт списания))

•"утери" — регистрация факта утери бланков (подробнее см. раздел Утеря бланков (акт утери))

•"уничтожения" — регистрация факта уничтожения бланков (подробнее см. раздел Уничтожение бланков (акт уничтожения))

•"возврат неподтвержденных" — возврат переданных бланков, которые не были подтверждены в установленные сроки (подробнее см. раздел Возврат неподтвержденных бланков (акт возврата))

• "приема-передачи в сети партнера" - позволит передавать бланки по сети партнёра, при этом для учета в рамках СК бланки будут закреплены за Партнером.

При выборе данного типа бланков как принимающий, так и передающий контрагенты должны быть установлены контрагенты с отношением «Партнер», «Подразделение контрагента», «Сотрудник контрагента». Оба контрагента должны относится к сети одного партнера. После передачи таким актом учета бланки будут дополнительно закреплены на втором уровне учета за контрагентом, которому их передали в сети Партнера, но для СК они по-прежнему будут закреплены на первом уровне учета непосредственно за Партнером, которому они переданы актом приема-передачи из СК.

Выполнять любые действия с актами учета бланков имеет право Суперпользователь, а также пользователи, имеющие соответствующие привилегии (Суперпользователю необходимые привилегии назначены по умолчанию).

Для просмотра акта учета следует перейти в навигационном меню по ссылке "Бланки" — "Акты", выбрать акт в списке актов учета и перейти на страницу его просмотра по нажатию на номер.

Для поиска нужного акта учета можно воспользоваться фильтром, который содержит следующие критерии (см. рис.):

•Типы — следует отметить флагами типы искомых актов (получения, приема-передачи, приема-передачи в сети партнера, списания, утери, уничтожения, возврат неподтвержденных)

•Номер акта — следует указать номер искомого акта (можно указать часть номера)

•Период формирования — можно задать диапазон, в течение которого искомый акт мог быть сформирован

•Серия бланков — в выпадающем списке следует выбрать серию искомого акта (если данный критерий применять не нужно, то следует выбрать значение "Все")

•Подразделение передавшего — следует указать подразделение передающего бланки пользователя (по стандартным правилам работы с подобным критерием, подробнее см. раздел "Основы работы с системой" — "Общие положения"), данный критерий применяется только для актов приема-передачи бланков, подробнее см. раздел "Перемещение бланков (акт приема-передачи)"

•Подразделение получившего — следует указать подразделение получающего бланки пользователя (по стандартным правилам работы с подобным критерием, подробнее см. раздел "Основы работы с системой" — "Общие положения"), данный критерий применяется только для актов приема-передачи бланков, подробнее см. раздел "Перемещение бланков (акт приема-передачи)"

•Статус акта — следует указать статус искомого акта, выбрав нужное значение из выпадающего списка статусов

•Подтвердить до — следует указать предельную дату подтверждения получения бланков, установленную для искомого акта при его создании в поле "Подтвердить до" (подробнее о подтверждении актов см. раздел "Бланки" — "Подтверждение переданных актов")

•Бланки акта доступны контрагентам подсети — следует выбрать значение из выпадающего списка: "доступны" / "недоступны" (если данный критерий применять не нужно, то следует выбрать значение "Все")

После заполнения полей фильтра следует нажать в функциональном меню кнопку "Поиск", после чего отобразится перечень актов учета бланков, данные которых удовлетворяют заданным критериям.

3047

Данные в колонку "Дата акта" подтягиваются из поля "Дата и место формирования"

Если в акте несколько диапазонов бланков, в колонке "Диапазон" отображается значение "неск." (несколько). Для просмотра диапазонов бланков такого акта следует навести курсор на знак вопроса рядом со словом "несколько" - отобразится всплывающая подсказка с указанием диапазонов.

Возможно сформировать перечень актов учета бланков в xls-формате по нажатию кнопки "XLS" в функциональном меню страницы с перечнем актов.

Проверяется, является ли контрагент (получатель и передающий) Партнером. Если контрагент не является Партнером - находится ближайший вышестоящий элемент сети продаж с отношением Партнер по одной из линий подчинения.

Если такой контрагент не найден - генерируется ошибка: "Контрагент не относится к сети партнера, поэтому не может быть выполнена передача бланков актом передачи в сети партнера".

Если вышестоящий партнер найден - то сравнивается Партнер передающего и получающего контрагента. Если они не совпадают - генерируется ошибка: "Получающий и передающий контрагенты должны быть в сети одного партнера".

Если один из контрагентов является партнером, сравнивается сам Партнер и вышестоящий партнер второго контрагента.

Если контрагент подчинен двум разным партнерам по двум линиям подчинения - возможно, что партнер существует по двум линиям как на разных уровнях так и на одном.

Если партнер существует на разных уровнях - для проверки будет браться партнер, который расположен ближе к контрагенту, а если на одном - будет выдаваться сообщение об ошибке («Для указанного контрагента не удалось определить вышестоящего партнера, т.к. он подчинен двум разным партнерам на одном уровне.») с информацией о необходимости переподчинения контрагента.

Из всех актов учета бланков вывести на печать можно акт приема-передачи бланков.

Для формирования печатной формы акта приема-передачи (в виде XLS-документа) следует выбрать данный акт из перечня акта (модуль "Учет" — "Бланки" — "Акты учета"), перейти на страницу его просмотра и в блоке "Формируемые документы" нажать кнопку "Акт приема-передачи бланков" (см. рис.). Затем сформированный в XLS-формате документ можно распечатать.

171

Возможно, также сформировать перечень актов учета бланков в XLS-формате с последующим выводом их на печать. По нажатию кнопки "XLS" в функциональном меню страницы просмотра списка актов учета бланков список созданных актов, удовлетворяющих указанным при поиске критериям, сформируется в виде XLS-документа.

Редактировать акты получения, приема-передачи, утери, списания, возврата неподтвержденных бланков имеют право Суперпользователь, а также пользователи с соответствующими привилегиями (Суперпользователю необходимые привилегии назначены по умолчанию).

Для редактирования актов необходимо в функциональном меню страницы детального просмотра акта нажать кнопку "Редактировать", внести необходимые изменения и нажать кнопку "Сохранить".

Для каждого акта существует свой ограниченный набор полей, подлежащих коррекции.

Удалить акт имеют право Суперпользователь, а также пользователи с соответствующими привилегиями (Суперпользователю необходимые привилегии назначены по умолчанию) при условии, что или получатель бланков, или тот, кто передавал бланки по акту, находятся или в одном подразделении или в нижестоящем относительно пользователя, который удаляет акт.

Для удаления акта учета бланков следует перейти на страницу просмотра акта и в функциональном меню нажать кнопку "Удалить", подтвердить удаление в открывшемся окне "Удаление акта" нажатием кнопки "Удалить", для отмены удаления следует нажать кнопку "Отмена".

Удаленные акты учета можно просмотреть в журнале удалений (подробнее см. раздел "Журналы" — "Журнал удалений").

Действие по выполнению удаления акта фиксируется на странице просмотра всех бланков, которые фигурируют в данном акте, причем в записи по удалению номер акта будет отображаться как ссылка на страницу его просмотра в "Журнале удалений".

Примечание.

Нельзя удалить акт возврата неподтвержденных бланков.